Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, menyatakan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Undang-Undang ini juga menyebutkan bahwa sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu harus dibangun dengan mengimplementasikan prinsip, kaidah, norma, standar, prosedur, dan kriteria, pembinaan kearsipan, sistem pengelolaan arsip, sumber daya pendukung, serta peran serta masyarakat dan organisasi profesi yang sedemikian rupa, sehingga mampu merespons tuntutan dinamika gerak maju masyarakat, bangsa, dan negara ke depan.
Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan disusun untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal.
Arsip sebagai sumber Informasi saat ini sudah menjadi kebutuhan utama bagi setiap organisasi atau instansi, baik organisasi pemerintah maupun swasta. Seiring pertumbuhan diberbagai sektor kehidupan terutama di sektor informasi, semakin berkembang pula berbagai macam kebutuhan dalam pengolahan serta layanan informasi dalam bidang kearsipan. Layanan informasi yang dimaksudkan merupakan layanan yang digunakan oleh instansi untuk memperoleh pemahaman, informasi atau pengetahuan yang diperlukan, sehingga layanan tersebut dapat memenuhi kebutuhan informasi.
Saat ini pihak Arsip Nasioanal Republik Indonesia telah mencanangkan kegiatan tertip arsip secara Nasional, dengan adanya Program kegiatan tersebut maka setiap instansi/Lembaga di tuntut untuk mengelolah arsip yang mereka miliki agar arsip tersebut dapat tertata dengan rapi sehingga untuk penemuan kembali arsip dapat dengan mudah,tepat dan cepat.
Oleh karena itu, Balai Gakkum Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan Wilayah Sulawesi sebagai salah satu pencipta dan pengolah arsip, secara perlahan mulai melakukan pengolahan arsip sebagai bentuk dukungan moral terhadap kegiatan tertib arsip, sebab tanpa dikelola dengan benar dan baik maka arsip tersebut hanya akan menjadi tumpukan “sampah” yang tidak memiliki nilai guna.
Kegiatan pengolahan arsip tentunya harus di lakukan oleh tenaga kearsipan yang handal dan profesional di bidangnya, oleh karena itu pihak Balai Gakkum Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan Wilayah Sulawesi melakukan pengolah arsip dinamis aktif maupun inaktif di Record Center sesuai kebijakan pimpinan.
Pengolahan arsip dalam suatu organisasi masih dipandang sebelah mata, bahkan tidak dilihat samasekali. Bahkan dianggap sebagai pekerjaan yang begitu mudah, sehingga banyak Lembaga/Organisasi atau Dinas yang menyerahkan urusan kearsipan kepada orang-orang yang kurang tepat. Padahal ketidak berhasilan dalam pengelolaan arsip akan menjadi hambatan besar dalam proses pengambilan keputusan.
Kurangnya kesadaran terhadap pentingya pengelolaan arsip serta informasi yang terkandung di dalamnya dapat menghambat proses pengelolaan arsip. Dalam melaksanakan pengolahan arsip tentulah tidak semudah membalik telapak tangan, pelaksanaannya dibutuhkan kesabaran, ketelatenan dan selesai dengan tepat waktu. Dalam pengolahan arsip dinamis aktif, maupun inaktif terdapat ambatan-hambatan yang di temui pada Sub Bagian Tata Usaha pada Balai Gakkum Kementerian Lingkungan Hidup dan Kehutanan Wilayah Sulawesi ada hambatan, yakni masih terbatasnya sumber daya manusia (SDM), masih terbatasnya sarana dan prasarana kearsipan yang dimiliki.
