Oleh : Ikha Kusumaningrum,S.Sos /Arsiparis Muda pada Balai Besar KSDA Sulsel

 Definisi Jabatan Fungsional Arsiparis menurut Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

Arsiparis mempunyai kedudukan hukum sebagai tenaga Profesional mempunyai kemandirian dan independen dalam melaksanakan fungsi dan tugasnya, sesuai dengan penjelasan pasal 151 ayat (1) Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 yang berarti sebagai tenaga fungsional arsiparis dituntut untuk bekerja secara professional. Tugas dan kewajiban dalam pengelolaan arsip dan informasi harus dapat memberikan manfaat dan mendukung bagi ketugasan pemerintahan lainnya, olehnya itu diperlukan peningkatan kualitas dan kuantitas SDM Arsiparis.

Berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Sipil Negara dan Reformasi Birokrasi Peraturan RI Nomor 48 Tahun 2014 Tentang Jabatan Fungsional Arsiparis, Jabatan Fungsional Arsiparis adalah jabatan fungsional tertentu yang mempunyai ruang lingkup fungsi, dan tugas, tanggung jawab, dan wewenang untuk melaksanakan kegiatan kearsipan pada Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa, dan PerguruanTinggi Negeri. Arsiparis adalah seseorang PNS yang memiliki kompetensi di bidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan/atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas, dan tanggung jawab melaksanakan kegiatan kearsipan yang diangkat oleh pejabat yang berwenang di lingkungan Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Pemerintahan Desa dan Satuan Organisasi Perguruan Tinggi Negeri.

Faktanya, hingga detik ini keberadaan Arsiparis masih dipandang sebelah mata bahkan tidak dipandang sama sekali, hal ini terbukti dari komentar “negatif” teman-teman di kantor, ketika penulis memilih untuk mengikuti uji kompetensi Arsiparis melalui jalur inpassing Jabatan Fungsional Arsiparis di tahun 2019.

“Kenapa milih jadi Arsiparis, bukankah ada jabatan lain yang lebih tinggi tunjangan kinerjannya??”, Mau kerja apa jadi Arsiparis?” Arsiparis itu identik dengan kertas/dokumen lama, debu, kotor, rayap, tidak terurus”.

Narasi-narasi negatif mengenai jabatan fungsional Arsiparis, sekarang ini justru terbantahkan. Pasalnya banyak kisah heroik datangnya justru dari teman-teman Arsiparis yang baru diangkat tahun ini.

Seorang Arsiparis merupakan tenaga multitalenta di kantor, selain tupoksi utama sebagai Arsiparis. Lumrah ditemui Arsiparis mendapatkan tugas tambahan menjadi tugas “pokok” yang dianggap lebih penting dari tupoksi aslinya, kejadian seperti ini menunjukkan kurangnya SDM dalam pelaksanaan kegiatan di instansi pemerintah.

Mereka menganggap mengolah Kearsipan merupakan pekerjaan sampingan bukan hal yang penting. Ungkapan ini amat sangat menyakitkan. Apa yang salah dengan Jabatan Fungsional Arsiparis ? Apa yang salah dengan Kearsipan ?.

Menjadi pertanyaan sekarang, mampukah Arsiparis meningkatkan kualitas diri, berperan dalam pengelolaan arsip dan informasi dan tidak lagi sebagai profesi coba-coba. Arsiparis itu KEREN Loh, BUKAN KALENG-KALENG?.

Tugas dan Fungsi Pokok Jabatan Fungsional Arsiparis

Jabatan Fungsional Arsiparis termasuk dalam rumpun Arsiparis, Pustakawan dan yang berkaitan, merupakan jabatan karier yang diduduki oleh PNS. Dalam kedudukannya sebagai tenaga profesional sebagaimana dimaksud, Arsiparis memiliki fungsi, tugas, dan kewenangan di bidang Kearsipan.

Fungsi dan tugas Arsiparis sebagaimana dimaksud dalam meliputi:

1. Menjaga terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri.
2. Menjaga ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah;
3. Menjaga terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
4. Menjaga keamanan dan keselamatan arsip yang berfungsi untuk menjamin arsip-arsip yang berkaitan dengan hak hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsipyang autentik dan terpercaya;
5. Menjaga keselamatan dan kelestarian arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara;
6. Menjaga keselamatan aset nasional dalam bidangekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa;
7. Menyediakan informasi guna meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya.

Dalam melaksanakan fungsi dan tugas sebagaimana dimaksud, Arsiparis mempunyai kewenangan untuk:

1. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip apabila dipandang penggunaan arsip dapat merusak keamanan informasi dan/atau fisik arsip;
2. Menutup penggunaan arsip yang menjadi tanggung jawabnya oleh pengguna arsip yang tidak berhak sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan;
3. Melakukan penelusuran arsip pada pencipta arsip berdasarkan penugasan oleh pimpinan pencipta arsip atau kepala lembaga kearsipan sesuai dengan kewenangannya dalam rangka penyelamatan arsip.

Selain tugas fungsi pokok seorang JFA tentu saja ada benefit/ pendapatan yang diperoleh sebagai seorang Arsiparis selain tunjangan fungsional yang melekat di gaji pokok  ada juga Tunjangan Kinerja (Tukin) yang dibayarkan sesuai dengan kelas jabatan yang diemban seorang Arsiparis yang jumlahnya tidak bisa dianggap remeh, bahkan jenjang jabatan hingga jenjang Arsiparis Utama yang notabene adalah jenjang jabatan fungsional tertinggi dengan pangkat IV/d-IV/e.

Arsiparis adalah orang yang memiliki kompetensi dalam bidang kearsipan, yang diperoleh melalui pendidikan formal atau pelatihan kearsipan. Tugas pokok arsiparis adalah: Mengelola arsip dinamis dan arsip statis, Membina kearsipan, Mengelola dan menyajikan arsip menjadi informasi. 

Arsiparis harus terampil dan telaten dalam hal: Mengelola arsip, Menempatkan arsip, Menemukan kembali arsip, Memilah golongan arsip, Menggunakan sarana prasarana. Penanganan arsip yang tidak benar dapat menyebabkan arsip menjadi rusak, terselip, tidak terawat, bahkan hilang. Salah satu motivasi arsiparis adalah menyukai pekerjaan sebagai arsiparis. 

Saat ini mulai banyak dibuka formasi CPNS/ P3K untuk Jabatan fungsional Arsiparis mulai dari Arsiparis Terampil hingga Arsiparis Keahlian yang dapat mengisi kebutuhan Sumber Daya Manusia yang professional dan kompeten di Bidang Kearsipan.

Jadi apa kesimpulannya, bahwa Arsiparis merupakan jabatan fungsional yang dibutuhkan dan yang sama pentingnya dengan jabatan lain yang ada di instansi pemerintahan. Perlu adanya upaya dilakukan untuk membuka wawasan masyarakat mengenai arti penting pengelolaan kearsipan dan jabatan fungsional Arsiparis dengan menyelenggarakan kegiatan seminar, workshop, pameran kearsipan,  dan event-event kearsipan yang dibungkus dalam kegiatan yang lebih menarik baik secara offline/online melalui sosial media (IG,FB, Tiktok dll).

Dengan memberikan pengetahuan dan wawasan ke masyarakat umum dan generasi muda, bahwa profesi Arsiparis merupakan profesi yang penting dan keren sama halnya dengan profesi lainnya dan menepis anggapan bahwa arsip bukan hanya sekedar tumpukan kertas usang, namun dibalik setiap dokumen tersimpan cerita penting masa lalu, masa kini yang akan berdampak pada masa depan.

Tanpa kehadiran Arsiparis, besar kemungkinan akan kehilangan jejak sejarah penting yang membentuk identitas bangsa, jadi kita harus bangga sebagai seorang Arsiparis. Bila Pekerjaan yang dikerjakan dengan sungguh-sungguh, insyaallah akan diperoleh hasil yang optimal dan dapat membawa manfaat bagi orang lain.

Salam Arsip dari Kota Makassar.